1. REKISTERINPITÄJÄ
Joensuun Taksi Oy
Ukkolantie 5 B
80130 Joensuu
(jäljempänä ”me” tai ”Taksi Itä-Suomi”).
2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ
Toimitusjohtaja:
Jarmo Kirjavainen
Ukkolantie 5 B, 80130 Joensuu
+358 10 2193 110
jarmo.kirjavainen@taksijoensuu.com
3. REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri
4. MITKÄ OVAT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS
Oikeutettu etu
- Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutettu etu, joko asiakassuhteen perusteella tai muuhun asialliseen yhteyteen perustuva. Voimme toimittaa ja kehittää palveluitamme paremmin asiakkaiden tarpeita vastaaviksi. Voimme täyttää sopimuslupauksemme ja velvollisuutemme sekä hoitaa asiakassuhdetta. Sähköinen suoramarkkinointi ja mainonnan kohdentaminen verkkopalvelussa ovat myös mahdollisia.
- Voimme käsitellä henkilötietoja markkinointi- ja asiakasanalyysien yhteydessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä markkinointitoimissa, liiketoiminnassa ja järjestelmien käsittelyssä. Tällä tavalla voimme kehittää palveluvalikoimaamme ja asiakkaille tarjottavia palveluja.
Lakisääteinen velvollisuus
- Laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi sopimusasioissa.
- Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:
– kirjanpitosäädökset
– raportointi vero-, täytäntöönpano- ja muille viranomaisille
Suostumus
- Tietyissä tilanteissa pyydämme asiakkaan suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Jos suostumus henkilötietojen käsittelyyn on annettu, on asiakkaalla oikeus myös peruuttaa suostumus. Esimerkiksi Taksi Itä-Suomi APP -tilaussovelluksen käyttäminen vaatii suostumuksen.
5. MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja asiakkaistamme ja palvelun käyttäjistä:
- Perustiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköposti.
- Sähköisten palveluiden käyttötiedot: esim. käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; palvelun käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt rekisterinpitäjän sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
- Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet.
- Profiili- ja luokittelutiedot: Edellä kuvattujen tietojen, sekä säännönmukaisista tietolähteistä kerättyjen luokitus- yms. tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja -profiilit.
6. MISTÄ SAAMME TIETOJA?
Saamme tietoja ensisijaisesti suoraan asiakkaalta. Voimme kerätä uusilta asiakkailta nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, jotta voimme tarjota asiakkaalle kulloinkin sopivan palvelun.
Keräämme tietoa myös digitaalisten kanaviemme kautta lähetetyistä viesteistä, kuten palautteista ja pyynnöistä. Tilauspuhelut nauhoitetaan ja tallennetaan. Tallenteita käytetään toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin. Turvallisuussyistä meillä on valvontakameroita tiloissamme. Valvontakameratallenteet ovat saatavilla vain viranomaisille heidän pyynnöstään. Tallentavasta videovalvonnasta on aina maininta.
7. KENELLE LUOVUTAMME JA SIIRRÄMME TIETOJA SEKÄ SIIRRÄMMEKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE? /VASTAANOTTAJARYHMÄT JOILLE SIIRRÄTTE HENKILÖTIETOJA.
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Siirrämme rekisterin tietoja myös henkilöllisyyden todentamiseksi ja toimeksiannon tai sopimuksen täytäntöön panemiseksi tarvittavia tietoja yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä voidaksemme tarjota palveluita. Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Suostumuksella tai lainsäädännön mukaisesti tietoja luovutetaan lisäksi ulkoisille liikekumppaneille. Palvelutoimittajien kanssa on tehty sopimuksia, joiden johdosta henkilötietoja voidaan käsitellä Taksi Itä-Suomen puolesta.
8 MITEN SUOJAMME TIEDOT JA MITEN PITKÄÄN SÄILYTÄMME NIITÄ?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Tiedot hävitetään rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että rekisteröity ei ole enää Yrityksen kontaktihenkilönä seuraavin poikkeuksin:
- Sähköisten palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään viiden vuoden ajan em. ajankohdasta.
- Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää pysyvästi.
- Rekisteröidyn perustiedot ja markkinointitiedot voidaan säilyttää pysyvästi suoramarkkinointitarkoituksia varten lain sallimissa puitteissa.
- Kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen. Huom. rekisterinpitäjä säilyttää muilla perusteilla yritysasiakkaan tietoja, eli tietoja sellaisesta rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen käytöstä, kirjeenvaihdosta ja muusta yhteydenpidosta, jotka rekisteröity on suorittanut yritysasiakkaan edustajana sen puolesta ja lukuun, sillä ne eivät ole henkilötietoja.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. MITKÄ OVAT SINUN OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennettuja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on pääsy itselläsi tietoihisi, voit muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suosumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. KEHEN VOIT OLLA YHTEYDESSÄ?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.